Valor da nota de empenho e o Sistema de Registro de Preços.

Há situações em que a empresa signatária da Ata de Registro de Preços recebe uma Nota de Empenho ou Autorização de Fornecimento com pedido de compra de mercadoria muito abaixo do valor registrado em Ata ou na totalidade do quantitativo licitado nesta.

Ambas as situações podem prejudicar a empresa adjudicada na licitação. Os 02 extremos não são bons, principalmente quando estamos a falar de micro e pequenas empresas. Em um primeiro cenário, temos um pedido de compras de mercadoria com valor ínfimo cuja distância para entrega não compensa o custo com frete e demais encargos relativos à operação de venda.

No segundo cenário, temos um valor, inicialmente previsto para ser adquirido ao longo da vigência da Ata, durante 12 meses, na maioria dos casos, que de imediato é solicitado para uma única entrega.

Exemplo: Órgão ou entidade da Administração Pública licita 8.000 unidades de uma determinada mercadoria (pode ser lâmpada, cabo elétrico, disjuntor, água mineral, suco em pó, café, espátula, colher, caneca, frigideira, ventilador, uniforme, farda, camisa, calça, etc.) pelo Sistema de Registro de Preços e, posteriormente, envia pedido de compra de apenas 10 unidades da mercadoria para a empresa adjudicada e signatária da Ata.

Outro exemplo seria o contrário: caso a mesma Administração licitante enviasse pedido de fornecimento das 8.000 unidades registrada em Ata para entrega em uma única remessa. Volume do qual a empresa provavelmente não teria em estoque para pronta entrega. Principalmente em situações cujo prazo de entrega consiste em 05, 10 ou 15 dias, o que não é incomum nos Editais.

Ou seja, na primeira situação descrita a Administração Pública comprou no varejo. Enquanto que na segunda, comprou no Atacado. Na maioria das vezes, sem saber se a empresa adjudicada era de fato varejista ou atacadista.

Obviamente que a mesma empresa leu o Edital antes de participar da licitação (senão leu, deveria ter lido), pois estava ciente de que o compromisso assumido com a assinatura da ata de registro de preços é o de entregar até o limite do valor registrado naquela, em momento eventual e futuro, conforme a conveniência e oportunidade da Administração, uma vez que esta não possui a plena certeza dos quantitativos que irá demandar. Logo, a quantidade licitada se trata apenas de uma estimativa, que pode variar, para mais ou para menos.

Lembrando que caso a empresa signatária da Ata de Registro de Preços, vencedora na licitação, descumpra a entrega por considerar as quantidades solicitadas muito baixas ou muito altas (para remessa em parcela única), aquela poderá ser incursa no artigo 7º da lei nº 10.520/2002 (Lei do Pregão) e sofrer sanções como impedimento de licitar e contratar com a União, Estados, Distrito Federal ou Municípios, descredenciamento no SICAF ou demais sistemas de cadastramento de fornecedores do Poder Público, pelo prazo de até 05 anos, sem prejuízo das multas previstas em edital e no contrato e das demais cominações legais (como as previstas na lei nº 8.666/93).

Felizmente a Controladoria-Geral da União e o Tribunal de Contas da União já se posicionaram no sentido de que não se configura como uma boa prática a utilização do instrumento de registro de preços para solicitação total do quantitativo registrado em favor da Administração.

É o que menciona a Cartilha de SRP da Controladoria Geral da União (CGU), ao responder os questionamentos abaixo:

“62. É possível a celebração contratual no valor total do registrado na ARP?

Esta seria uma situação atípica, pois poderia caracterizar que o órgão já conhecia o quantitativo exato a ser contratado, descaracterizando a necessidade de utilização do SRP. De acordo com os pressupostos contidos no art. 3º do Decreto nº 7.892/2013, a utilização do SRP deverá ocorrer quando: houver necessidade de contratações frequentes; for mais conveniente a aquisição de bens com entregas parceladas; para atendimento a mais de um órgão; e quando, pela natureza do objeto, não for possível definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração. Assim, nota-se que nenhuma das situações delineadas prevê a celebração contratual no valor total registrado. Por isso, se a intenção da Administração for a contratação imediata, a forma mais adequada é a realização de pregão, de preferência, na forma eletrônica, ou concorrência, em sua forma ordinária, sem a formalização de ARP.

63. Quais as consequências quando se celebra contrato no valor total do registrado na ARP?

Ao firmar contrato pela totalidade do valor registrado da ARP, presume-se que todos os contratos vinculados à ARP já foram celebrados. Por conseguinte, a ata se esgotou, foi executada em sua totalidade, anteriormente ao transcurso de seu prazo de vigência, haja vista que a ata expira ou com a execução do seu objeto ou com o fim de seu prazo de validade. E assim, também não pode permitir que os órgãos que não tenham participado da licitação utilizem a referida ata ou que se restabeleçam os quantitativos originalmente registrados. Cabe ressaltar que tal ocorrência tem, na maioria das vezes, origem na falta da disponibilidade de crédito orçamentário quando da deflagração do procedimento licitatório, haja vista ser este, conforme prevê o inciso II, § 2º, art. 7º, da Lei de Licitações, condição necessária para realização do certame. Entretanto, é importante destacar que essa prática não é legítima para realizar licitação para registro de preços. Comparando-se, hipoteticamente, os preços obtidos nas licitações realizadas para registro de preços e os decorrentes de licitações em sua forma ordinária, tendo como referência o mesmo objeto, há que se considerar, em relação à primeira hipótese, que os valores podem se apresentar em patamares superiores ao obtido na licitação sem registro de preços. Tal fato tem origem na incerteza, para a empresa vencedora do certame, do fornecimento à Administração Pública e na obrigatoriedade de manutenção do preço registrado por até 01 (um) ano. Assim, na formação do preço final, as empresas participantes de licitação para registro de preços levam em consideração fatores que elevam o referido preço, como, por exemplo, a projeção da inflação para o período de vigência da ARP. Dessa forma, realizar licitação para registro de preços e adquirir em um único contrato todo o quantitativo registrado em ata, além de contrariar as hipóteses estabelecidas no art. 3º do Decreto nº 7.892/2013, poderá representar à Administração Pública, conforme descrito anteriormente, contratação desvantajosa”.

Além de precedente do TCU cujo trecho segue transcrito abaixo:

Acórdão nº 3.273/2010. 2ª Câmara:

“Saliento que a ata de registro de preços tem natureza diversa da do contrato, sendo inapropriada, também por isso, sua celebração em um mesmo termo ou instrumento. Como vimos, a ata firma compromissos para futura contratação, ou seja, caso venha a ser concretizado o contrato, há que se obedecer às condições previstas na ata.

Além do que, a ata de registro de preços impõe compromissos, basicamente, ao fornecedor (e não à Administração Pública), sobretudo em relação aos preços e às condições de entrega. Já o contrato estabelece deveres e direitos tanto ao contratado quanto ao contratante, numa relação de bilateralidade e comutatividade típicas do instituto.

(...)

Além do que, há que se destacar que o contrato foi celebrado pelo valor total da proposta apresentada pela Megaclear Comércio e Serviços Ltda., o que significa um desvirtuamento do instituto do registro de preços.

(...)

Os fatos acabaram por revelar outra impropriedade. Ao firmar contrato pela totalidade do valor da ata, presume-se que todos os contratos vinculados à ata já foram celebrados. Por conseguinte, embora o prazo inicial de vigência da ata fosse de 12 (doze) meses, a ata se aperfeiçoou (foi executada) já na data de sua celebração, visto que seu objeto foi totalmente contratado de uma só vez. Partindo-se da hipótese de que a ata expira ou com a execução do seu objeto ou com o fim de seu prazo de vigência, pode-se afirmar que a ata de registro de preços em questão expirou um ano antes da formalização de seu primeiro aditivo.

Acórdão

9.2.2. evite que as atas de registro de preço e os contratos, assim como seus aditivos, sejam formalizados em um mesmo termo ou instrumento, vez que têm natureza e finalidades distintas;

9.2.3. ao intentar a realização de processo licitatório para registro de preços, atente para as condições expressas no art. 2º do Decreto 3.931/2001, que tornam incompatível, a princípio, a contratação pelo valor total do objeto licitado.”

Não obstante a possibilidade de defesa por meio das recomendações oficiais acima, sugerimos, que ao receber Notas de Empenho ou Autorizações de Fornecimento de Órgãos ou Entidades Públicas com pedidos ínfimos ou exagerados em comparação ao que foi registrado em Ata, que a sua empresa busque negociar com a Administração licitante a possibilidade de incremento na quantidade solicitada ou o parcelamento do pedido feito.

Fonte: Controladoria Geral da União. Sistema de Registro de Preços – Perguntas e Respostas. Edição Revisada. 2014. Disponível em: https://www.ufpe.br/documents/38954/733299/CGU-Sist-Reg-Precos-2014.pdf/dde3f99f-1b76-48eaa111-29193b43c093